Privatlivspolitik for Roskilde Baptistkirke

Herunder tilføjelse vedtaget af daglig ledelse, vedrørende særlige forhold for eksisterende medlemmer fra før persondatalovgivningens ikrafttæden (25. maj 2018).

Roskilde Baptistkirke tager som dataansvarlig din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler persondata relateret til, eksempelvis medlemsskab, og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.
Samtidig sikrer vi, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Kirkens kontor (se hjemmesiden)
Adresse: Vindingevej 32, 4000 Roskilde
CVR: 59417428
Telefonnr.: 46 35 46 33
E-mail: [email protected]
Hjemmeside: www.baptistkirke.dk

Vi sikrer fair og transparent databehandling
Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål.
Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

Behandling af persondata
Vi anvender kun data om dig i forbindelse med dit medlemsskab eller tilhørsforhold til kirken.
De data, vi anvender, omfatter:

• Almindelige persondata i form af kontaktoplysninger: Navn,
  adresse, e-mail og telefonnummer samt CPR
• Evt. fortrolige oplysninger omkring sygdom, eksempelvis ifm.
  samtale eller rådgivning fra præst

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål
Vi indsamler og opbevarer kun dine relevante data i forbindelse med dit engagement eller tilhørsforhold til kirken.
Det sker, når vi har brug for at tilsende dig information om vores kirke eller arrangementer, indberetning til Skat i forbindelse med gaver/tiende og fradragsordninger eller dele generel viden om Persondataforordningen med dig.

Vi behandler kun relevante persondata
Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os.
Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores menighedsdrift.
Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.
Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig derfor oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.
En undtagelse herfra, er registrering af dåbsstatus (typisk dåbsdato), da dette er en oplysning der normalt ikke vil findes registreret andetsteds. Dåbsstatus og -dato vil blive gemt sammen med navn og CPR-nummer, så det er muligt at identificere dig ved evt. genindmeldelse. Dette foretages i øvrigt jf. EU’s generelle forordning om databeskyttelse artikel 9, stk. 2, d).
Anmoder du særskilt om at få disse data slettet, efterkommer vi naturligvis anmodningen, men du skal da være opmærksom på, at du selv vil skulle kunne dokumentere din dåbsstatus ved genindmeldelse eller indmeldelse i en anden kirke. Som en kirke med foreningsstatus, vil vi typisk også gøre en
medlemsfortegnelse tilgængelig for alle medlemmer – indeholdende navn, adresse, telefon, e-mail adresse samt evt. funktion i kirken.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata
Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.
Dit samtykke er frivilligt og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke
Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.
Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Brug af cookies
Hvis vi placerer cookies på f.eks. på kirkens hjemmeside, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.
Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan anvendes uden dit samtykke.
Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem:

Cookie-politik

Dine rettigheder
Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata.
Det gælder fx, ved udmeldelse eller hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Du har også mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.
Du har mulighed for, at benytte dig af dataportabilitet, i så fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler (eks. en anden kirke).
Du har mulighed for, at afmelde nyhedsbrevet i bunden af en nyhedsbrevs mail. Dette gøres ved at trykke på ”afmeld nyhedsbrev” – herefter slettes din mail fra systemet. Du kan også sende en mail til [email protected] hvis du ønsker at blive slettet fra systemet.
Vi sletter af egen drift dine persondata, når de ikke længere er nødvendige for det formål, som de er indsamlet til.

Tilføjelse til privatlivspolitikken

Daglig ledelses principbeslutning vedr. medlemsskab af menigheden, indgået af personer fra tiden før persondatalovgivningens ikrafttræden.

• For personer, der har indgået medlemsskab af Roskilde Baptistkirke, før dataloven trådte i kraft (dvs. før 25. maj 2018), og som ikke har afleveret en samtykkeerklæring, er det besluttet at betragte deres allerede indgåede medlemsskab som en samtykkeerklæring, så menigheden kan beholde og benytte deres data. De fremgår dog ikke af den offentlige adresseliste. Medlemmerne kan  altid få indsigt i hvilke data, menigheden har registreret, og medlemmet kan efter ønske til hver en tid blive slettet framenighedens arkiver, dog med  forbehold for evt. lovpligtige oplysninger, der fortsat skal opbevares i forbindelse med skatteforhold el.lign. Vi gemmer kun relevante data så længe det er påkrævet for medlemsforholdet, ligesom alle øvrige regler overholdes ift. opbevaring, vedligeholdelse og sletning af data. 

• I forbindelse med personer, der har afleveret en samtykke-erklæring, men som ikke er aktive i menigheden, har vi alligevel valgt at sætte dem på vores ”aktiv-liste”, da det bl.a. er det, som de har skrevet under på i forbindelse med aflevering af samtykke-erklæringen. Ønsker personer fra denne kategori at blive taget af listen, så gør vi selvfølgelig det.

• I menighedens arkiver, findes en række personer, både medlemmer og ikke-medlemmer, der er registreret som ”ikke-aktive”, fordi de ikke deltager aktivt eller møder frem ved menighedens gudstjenester eller i andre sammenhænge. ”Ikke medlemmer”, der ikke er aktive, slettes fra arkiverne.

• I menighedens sammenhænge differentieres mellem ”situationsbilleder” og ”profilbilleder”. Når en person ikke har givet tilladelse til, at de vil være med på fotos, som benyttes i offentlig kommunikation, så vil denne person ikke fremstå med et profilbillede, men det kan ske, at de er med på situationsbilleder. Det samme gælder de børn, der ikke er givet samtykke omkring.

Daglig Ledelse, januar 2020

Rev. 1.5
30. januar 2019

Rev. 1.6
5. februar 2019